Kunnanhallitus
Pöytäkirja 15.12.2025/Pykälä 266

KH 15.12.2025 § 266  

422/00.02.01/2025  

Kansallisarkiston määräyksen mukaisesti 1.1.2022 alkaen muodostuvat asiakirjat arkistoidaan yksinomaan sähköisessä muodossa, joka vastaa SÄHKE2-standardia.

Tuusniemen kunnassa on käytössä Innofactor Oy:n Dynasty -asianhallinta-järjestelmä ja tiedonohjausjärjestelmä (TOJ). Asianhallintajärjestelmällä tuotetaan hallinnon asiakirjat kuten toimielinten esityslistat ja pöytäkirjat sekä viranhaltijapäätökset. Tiedonohjaus-järjestelmällä hallitaan asiakirjojen ja aineistojen metatiedot kuten säilytysajat. Asianhallintaa on kehitetty ottamalla käyttöön Visma Signin sähköinen allekirjoitus. Tämä mahdollistaa esimerkiksi pöytäkirjojen ja sopimusten laatimisen valmiiksi saakka ja edelleen säilyttämisen sähköisessä muodossa.

Koska suurin osa hallinnon asiakirjoista tuotetaan ja käsitellään Dynasty -asianhallintajärjestelmässä, on Innofactor Oy:lta pyydetty tarjous sähköisestä arkistosta. Tämä tarkoittaa, että erillisiä rajapintoja esimerkiksi muusta tietojärjestelmästä Dynastyyn ei tarvitse rakentaa ja voidaan hyödyntää jo olemassa olevaa ja päivittyvää tiedonohjaussuunnitelmaa (TOS), josta asiakirjat saavat tehtäväluokituksen ja säilytysajat. Dynasty Arkiston avulla viranomainen voi toteuttaa aineistojensa sähköisen säilyttämisen tiedonhallintalain edellyttämällä tavalla.

Dynasty Arkistoon voidaan arkistoida aineistoja myös operatiivisista järjestelmistä, toisista asianhallintajärjestelmistä sekä erilaisista tilapäisistä sijainneista kuten verkkolevyiltä.

Sähköisen arkiston hankinnan kustannukset on eritelty viiteaineistona olevassa tarjouksessa. Kustannukset muodostuvat kunnan koosta riippuvasta käyttöoikeuslisenssistä (kertamaksu) ja vuosittaisesta ylläpitomaksusta, käyttöönottoprojektin kustannuksista (mm. koulutus, asennustyöt, TOJ-integraatio, palvelinkustannukset). Sähköisen arkiston hankinnassa varaudutaan myös tarjouksen sisältämien optioiden, kuten testiympäristön ja keskitetyn käyttäjähallinnan sekä kertakirjautumisen toteuttamiseen. Niiden tarpeellisuus Tuusniemen kunnan sähköisen arkistoinnin osalta ratkaistaan käyttöönottoprojektin aikana ja saatujen käyttäjäkokemusten perusteella. Dynasty Arkiston hankinnan kustannusarvio optiot huomioiden on 24 107 euroa.

Valmistelija Hallintojohtaja Sirpa Hartojoki, puh. 044 7209 036

Kj:n päätösehdotus 

Päätös